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Formatura – Primeiros passos

Em agosto acontecem várias festas de formaturas, portanto decidimos dedicar as dicas desse mês a esse assunto. São diversas tópicos, inúmeras dicas e o passo a passo pra fazer deste momento uma data especial e única. Fique ligado e confira! A cada semana teremos um novo texto abordando um tópico do tema FORMATURA! 

Uma festa de formatura exige muitas providências e muita responsabilidade.
O primeiro passo, para dar início aos preparativos é eleger uma comissão de formatura.

1. O que é Comissão de Formatura?

A Comissão de Formatura é a reunião de determinado número de alunos que ficarão responsáveis pela centralização de informações, organização e execução de todos os assuntos e detalhes inerentes a festa de formatura.

2. Qual a função da Comissão de Formatura?

São inúmeras as funções que a Comissão de Formatura deverá exercer, seguem algumas:

• Escolher os alunos que serão oradores e juramentistas;
• Indicar o professor para ser o paraninfo;
• Escolher professores homenageados;
• Indicar um patrono;
• Definir qual a melhor forma de reunir, cobrar, guardar e investir o valor necessário para a realização dos eventos;
• analisar as propostas de empresas que organizam os cerimoniais.

É importante ressaltar que todas as decisões deverão ser definidas em Assembléia, com a participação de todos os interessados, e registradas em uma ata, para que nenhuma iniciativa seja feita arbitrariamente.

3. Qual a Estrutura de uma Comissão de Formatura?

A cada 30 alunos por turma o ideal seria obedecer à seguinte estrutura:

• Presidente
• Vice-presidente
• Tesoureiro
• 1° Secretário
• 2° Secretário

Atenção: A escolha dos integrantes é um dos fatores fundamentais e decisivos para o sucesso ou não da festa de formatura. Para acertar na escolha os formandos deverão ser imparciais, deixando o favoritismo por amizade de lado e analisando se os candidatos possuem espírito de liderança, competência e talento para o cargo, criatividade, pró-atividade e acima de tudo, responsabilidade e honestidade.

4. Determinado quem e quantos alunos irão constituir a Comissão de Formatura, qual a primeira providência que deverá ser tomada?

A Comissão de Formatura deverá elaborar um Estatuto para a criação de uma associação sem fins lucrativos e registrá-lo no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. O Estatuto é um documento que deverá conter um conjunto de normas, previamente acordadas pela Comissão de Formatura, que será necessário para reger todas as suas atividades.
Não é obrigatório, mas é importante e necessário, pois é a maneira da comissão se resguardar e evitar problemas posteriores.
5. Quando começar a pensar nos preparativos da formatura?

A partir do 2° ou 3° ano já é uma boa hora de começar a pesquisar serviços, custos, condições de pagamento, entre outras questões.
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6. Quais as formas de arrecadação que a Comissão de Formatura pode utilizar?

A comissão de formatura pode realizar festas, festivais, viagens, rifas entre outros.

7. Qual a melhor forma de investir o dinheiro arrecadado?

Se a opção for por uma alternativa mais segura, o ideal é optar por depositar o dinheiro arrecadado, valor das mensalidades e dos eventos paralelos, em uma caderneta de poupança. Para isso é preciso abrir uma conta específica para a comissão.

8. Como definir o valor da mensalidade?

O valor da mensalidade a principio deverá ser determinado através de uma estimativa sobre o custo real da formatura, incluindo todos os gastos. Posteriormente à medida que os gastos reais forem sendo definidos e aprovados a mensalidade poderá sofrer alterações. É importante que essa informação conste no estatuto, assim como as cláusulas sobre multa por atraso de pagamento, cancelamento ou desistência.

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Pronto, agora basta criar a sua comissão de formatura e começar a trabalhar!

Na semana que vem, continue de olho nas próximas dicas sobre formatura.

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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