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Formatura – Contratando os fornecedores

Continuando no tema no mês: FORMATURA, hoje você vai saber tudo sobre fornecedores. Dicas e tudo que você precisa saber para contratar os melhores fornecedores, em tempo hábil, sem ser enganado ou pagar preços exorbitantes sem necessidade.

Bom, formada a comissão de formatura, você tem dois caminhos para começar os preparativos e produzir a sua formatura:

1 – Contratar uma empresa especializada em formaturas Vantagem: A empresa é que terá todo o trabalho de produzir a formatura. Irá contratar os fornecedores e cuidar de todas as demandas. A grande vantagem é a garantia, a tranquilidade e a confiança de poder contar com a ajuda e apoio que tem entende e tem experiência na produção deste tipo de evento. Neste caso caberá a comissão de formatura passar para a empresa tudo o que a turma quer, supervisionar as contratações, aprovar orçamentos, acompanhar visitas técnicas etc. É fundamental que a comissão acompanhe todo o trabalho da empresa contratada e principalmente passe para eles, logo no início a verba que terão para realização da formatura. Pois assim, a empresa estará ciente do que pode ou não incluir na formatura.

Desvantagem: A única desvantagem pode ser o custo, pois contratando uma empresa especializada em formaturas, a comissão além de arcar com todos os custos, como locação do espaço e todos os fornecedores, terá também mais um custo. E que costuma não ser barato.
Atenção: antes de contratar uma empresa, procure saber o seu histórico, seus antecedentes e sua experiência comprovada. Não saia contratando empresas que não conhece. Pesquise, converse com outras comissões que contrataram a mesma empresa, se certifiquem que é realmente de confiança. Todos nós já ouvimos falar de golpes de empresas de formatura, que simplesmente “somem” com todo o dinheiro das comissões. Cuidado!

2 – Contratar diretamente os fornecedores

Vantagem: A vantagem de contratar diretamente os fornecedores é poder acompanhar mais de perto essa escolha, poder conhecer melhor cada empresa contratada e ter uma relação mais direta com cada fornecedor, podendo propor, alterar, sugerir, cotar preço e participar mais efetivamente da produção da formatura. Além de economizar, já tem não terá o custo de contratar uma empresa especializada. Esse dinheiro economizado pode inclusive ser investido em outra coisa, como na banda, locação do espaço, entre outras.

Desvantagem: A desvantagem é não poder contar com uma equipe especializada na produção. Neste caso, a comissão vai ter um trabalho grande, intenso e efetivo durante os anos de faculdade, se dedicando à produção da formatura. Portanto isso deve ser levado em consideração na escolha dos membros da comissão, que precisam ser pessoas dispostas a se envolver, com tempo para se dedicar e até quem sabe um pouco de talento para produção de eventos.

Atenção: É importante que a comissão observe alguns detalhes antes de tomar essa decisão de produzir a formatura ou contratar uma empresa especializada. Tenha ciência do tamanho e o tipo de festa que querem fazer, a quantidade de pessoas que serão convidadas e principalmente quanto dinheiro terão para gastar. Pois tanto maior a demanda da formatura, mais difícil produzi-la sem a ajuda de uma empresa especializada. Porém, com dedicação, disposição e empenho não é impossível.

Conheça agora todos os fornecedores e serviços que vai precisar contratar:

  • Local: a primeira coisa que precisa ser resolvida é o local do baile/festa de formatura. Leve em consideração alguns itens: a capacidade do espaço deve estar de acordo com o número de convidados, a localização deverá ser de fácil acesso, deve possuir muitos pontos de energia e uma boa voltagem para aguentar a carga dos equipamentos, deve ter bons e amplos banheiros, é bom se tiver estacionamento próprio e possuir uma boa infraestrutura. Por exemplo, existem lugares que já possuem mobiliário próprio, palco, sonorização, gerador e às vezes até segurança e equipe de limpeza. Quanto mais itens estiverem incluídos na locação do espaço melhor. Significa economia, praticidade e um número menor de fornecedores a contratar. Atenção também para locais abertos. Caso essa seja a escolha é preciso prever a estação do ano em que a festa for ocorrer, e tomar as devidas precauções e medidas necessárias caso tenha uma inesperada chuva.
Multispace Eventos

Multispace Eventos

  • Convites: para os convites são dois trabalhos e dois fornecedores: uma pessoa que vai criar o convite e uma gráfica para produzi-lo. Ou também podem optar pelas empresas especializadas em convites de formatura. A comissão escolhe o modelo, o tipo, a cor e personalização e a empresa entrega os convites prontos. Uma dica pessoal é ousar e fugir dos convites padrões já tão batidos e usados. Sejam criativos, ousem e façam algo diferente!
Trinfo Convites

Trinfo Convites

  • Buffet: antes de contratar um buffet, defina que tipo de cardápio quer servir. Desde as opções a serem servidas via volante até à escolha do prato quente e doces e bombons se houver. É importante fazer a degustação e conhecer mais de um buffet antes de contratar, até mesmo para que possa comparar os preços e a qualidade. Verifique também se o número de garçons está adequado ao número de convidados. É uma gafe não ter garçons suficientes para servir a todos numa festa. E a comida não pode faltar ou acabar antes da hora. Tudo tem que ser muito bem planejado e calculado. Para as bebidas, garanta o refrigerante, água e cerveja que são opções que agrada a todos e só opte por outras bebidas alcoólicas, como whisky, vinho ou champanhe se tiver dinheiro para comprar em quantidade suficiente para servir a todos presentes. Na dúvida ou na falta de grana, opte pelo básico e trivial. Lembre-se que às vezes menos é mais!

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  • Bebidas Se optar também por servir drinks e coquetéis pesquise antes de contratar o fornecedor. Hoje existem várias empresas de barman’s especializadas em drinks para festas, porém nem todas são de confiança. Fique atento ao preço e principalmente à qualidade das bebidas e ingredientes utilizados. Existem empresas picaretas que usam bebidas falsificadas ou vencidas.
Mixing Bar

Mixing Bar

Mais dicas de  fornecedores no próximo post! Aguardem ;)

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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