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Como produzir eventos em locais abertos

Produzir um evento em local aberto requer muita atenção e cuidados, pois algumas medidas especiais são necessárias. Seguem algumas dicas, para que não se esqueça de nenhum detalhe e produza um evento de sucesso.

1. Previsão do tempo

A primeira dica não poderia ser mais básica e óbvia.Verificar a previsão do tempo é fundamental. Antes de marcar a data de um evento em local aberto, verifique se é uma data que está previsto chuva. Sempre que possível, agende os eventos em datas e épocas do ano onde não é comum chover. Mas mesmo assim, sabemos que chuva e algo imprevisível. Portanto é fundamental se preparar para imprevistos. E não é só chuva que pode atrapalhar um evento. Um sol muito forte e rajadas de vento também podem atrapalhar e muito um evento. de sol e chuva etc.

Vai dar Festa

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2. Pense num plano B

Mesmo tomando todas as providências necessárias, sabemos que em eventos imprevistos acontecem independente das condições climáticas. Portanto, é sempre importante estar preparado para contratempos e imprevistos de última hora e de qualquer natureza. Nunca se sabe o que pode acontecer. Portanto é fundamental pensar em alternativas para situações que possam aparecer. Para evitar transtornos, prepare o evento pensando em todos os detalhes necessários para situações desse tipo. Exemplos: tendas fechadas, distribuição de água e ar condicionado onde for possível, para dias de muito sol; estruturas bem fixas para dias de muito vento; cobertura para fornecedores de comida e bebida, em caso de chuva; distribuição de capas de chuva; equipamentos de som e luz em local protegido.

Valente Tendas

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3. Licenças e alvarás

Eventos realizados em áreas externas como praças e outros espaços que não sejam privados,precisam de permissão dos órgãos públicos. É preciso de licença da prefeitura, liberação do Corpo de Bombeiro e Alvará de permissão. Sem essa documentação legal exigida, seu evento corre o sério risco de não acontecer. Portanto, não deixe de olhar e tomar as devidas providências em tempo hábil, pois conseguir as devidas permissões pode levar tempo, é um processo simples, porém um pouco longo e burocrático. Com as autorizações exigidas em mãos, você não terá problemas relacionados a multas ou até à interrupção do evento. Lembrando também, que além das licenças e alvarás, dependendo do evento é preciso também enviar ofícios a PM para que fiquem sabendo do evento e enviem policiamento para a região. Quando necessário, é bom também informar aos órgãos responsáveis pelo trânsito, caso tenha que fechar alguma rua, alternar algum sentido de direção ou até mesmo, providenciar áreas de carga e descarga para os fornecedores.

4. Atenção para o excesso de público

É difícil prever a quantidade de público em eventos em locais abertos, principalmente porque geralmente são eventos gratuitos. Porém é preciso estimar, alinhar a divulgação e prever um público que caiba no local do evento. É necessário e fundamental ter um certo controle, para que não hajam problemas de superlotação e tumulto. O que pode ser muito negativo para o evento, além de muito perigoso.

5. Cuidado com o volume do som

Outro fator que pode causar transtornos caso a lei não seja cumprida é o volume do som, independente de ser um show ou outro tipo de celebração com música. Para que os vizinhos da área não reclamem, é primordial seguir as normas estabelecidas para o horário e o local em que o evento acontecerá. E nunca se esqueça da lei do silêncio. Respeite a vizinhança e a comunidade ao redor do local escolhido para o evento.

6. Respeite as normas sanitárias

Em eventos abertos é preciso ter cuidados maiores com a limpeza e normas sanitárias. É preciso contratar banheiros químicos em quantidade suficiente para atender o público estimado. É preciso ter lixeiras espalhadas por todo evento, de preferência com coleta seletiva. E principalmente, contratar uma equipe de limpeza que faça a manutenção do espaço e banheiros durante todo o evento e também após o término. O local do evento deve ser entregue limpo como o encontrou.

7. Fontes de energia

Eventos exigem uma grande fonte de energia para que os equipamentos funcionem perfeitamente. Por conta disso, é fundamental obter as fontes de energia necessárias para a realização de determinado evento. É preciso checar a quantidade de energia que será gasta por cada equipamento, checar se há pontos de energia suficientes no local e se haverá necessidade de extensões e outros recursos. É fundamental a contratação de um gerador. Não pode correr o risco de não ter energia suficiente ou que ela acabe no meio do evento. Tenha também um eletricista de plantão durante todo tempo do evento para resolver qualquer problema de última hora.

8. Iluminação apropriada

Como locais abertos nem sempre contam com fontes de iluminação adequada e suficiente para eventos, é necessário garantir a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado. Contrate empresas de iluminação. É importante uma visita técnica com o fornecedor ao local do evento, de preferência no horário que acontecerá o evento, para que ele veja a iluminação do local para saber o que terá que providenciar.

Junsom Promoções e Eventos

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9. Atenção para a alimentação

Geralmente em eventos em locais abertos, existe venda de alimentos e bebidas. Portanto é muito importante verificar a quantidade de barracas ou locais dessas vendas e sua localização no evento. É preciso prever que tenha comida e bebida que atenda ao público estimado e de preferência, sem gerar filas e tumulto.

10. Segurança do público

Contrate uma equipe de segurança com número de profissionais equivalente ao número de público estimado. É preciso assegurar a proteção dos frequentadores, assim como do patrimônio público.

11 – Equipe médica

Outra recomendação é ter uma equipe de profissionais da saúde de plantão no local do evento, para possíveis acidentes ou para pessoas que se sintam mal durante o evento. Dependendo do tamanho do evento é bom ter também uma ambulância de plantão, no local do evento para qualquer emergência.

Seguindo essas dicas, com certeza seu evento tem tudo pra dar certo e ser um sucesso! Boa sorte!

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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