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9 dicas para produzir eventos em locais abertos

 

A produção de eventos realizados em locais abertos requer muita atenção e cuidado. Afinal, vários fatores influenciam no êxito de eventos programados para acontecer em ambientes externos. Seguem algumas dicas para que você possa se precaver diante de eventuais transtornos que podem interferir no desempenho do evento.
1. Previsão do tempo
A previsão do tempo é o principal mecanismo para saber como o tempo estará no dia de um evento. Recomenda-se checar diversas fontes de previsão do tempo, as quais devem ter credibilidade. Além disso, essa verificação deve acontecer o quanto antes, para que seja possível adaptar os planos de acordo com as previsões. Dependendo da antecedência, é possível até mesmo alterar a data de um evento caso ele esteja marcado para um dia em que a previsão aponta que acontecerá uma tempestade na cidade, por exemplo.

 

2. Plano B
Quem produz eventos sabe muito bem que imprevistos acontecem independente das condições climáticas. Portanto, é sempre aconselhável estar preparado para contratempos. Na hora de organizar um evento externo, é fundamental pensar em alternativas para situações que possam ser desagradáveis para os frequentadores do evento, como a possibilidade de chuva. É preciso pensar em opções alternativas para as mais variadas situações. No caso de chuva, por exemplo, é possível separar um espaço coberto para que as pessoas não se molhem ou então oferecer capas de chuva. Já em dias muito quentes, não há nada melhor do que água gelada à vontade para refrescar a sede e aliviar o calor, permitindo um melhor aproveitamento do evento. Pense também em outros imprevistos que podem acontecer, como super lotação, brigas entre os frequentadores, congestionamento no trânsito local, falta de banheiro público suficiente, entre outros. É importante pensar em um plano B para cada situação que possa vir a acontecer, para que caso aconteça não estrague a sua festa ou evento.

 

3. Licenças e alvarás
Você não pode simplesmente chegar numa praça e montar um evento. Parece simples e descomplicado realizar eventos em locais abertos, porém existe uma série de regras e uma legislação a ser seguida. Eventos realizados em áreas externas públicas precisam de permissão dos órgãos públicos responsáveis, como praças e outros espaços que não sejam privados. Conseguir a devida permissão pode levar tempo, logo, é preciso correr atrás disso assim que o local do evento for definido. Pois para cada licença existe um prazo legal a ser cumprido. Geralmente a documentação que irá precisar são as licenças da prefeitura, alvarás, autorização do corpo de bombeiros e dependendo dos casos até mesmo da companhia de trânsito de sua cidade, caso seja necessário uma interdição em alguma rua por exemplo. Com as autorizações exigidas, você não terá problemas relacionados a multas ou até à interrupção do evento. Caso contrário, a fiscalização pode impedir que seu evento seja realizado.

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4. Lotação
Eventos externos podem ter a presença de um grande número de pessoas. Porém, o tamanho do espaço deve ser condizente com a estrutura do local. Assim sendo, é essencial ter um controle na divulgação do evento, independente dele ser gratuito ou não. Mesmo não sendo possível saber com certeza o número de pessoas que estará presente em um evento na rua, principalmente os gratuitos é imprescindível que se faça ao menos uma previsão deste público para que o espaço suporte essa capacidade estimada, evitando problemas e confusões como tumultos e reclamações. Lembrando que não só o espaço deve ser muito bem calculado, mas também a quantidade de seguranças, equipes de limpeza, quantidade de banheiros públicos instalados e suporte para atendimento do público, como número de caixas (caso haja venda de algum produto). É preciso atenção especial quando há venda de comida e bebida, para evitar grandes filas ou até mesmo o termino dos produtos.

 

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5. Volume do som
Outro fator que pode causar transtornos caso a lei não seja cumprida é o volume do som, independente de ser um show ou outro tipo de celebração com música. Para que os vizinhos da área não reclamem, é primordial seguir as normas estabelecidas para o horário e o local em que o evento acontecerá. Na licença e alvará concedido autorizando a realização do evento, tem o horário estipulado a ser cumprido. E lembrando que nunca podemos esquecer a lei do silêncio que sempre deve ser respeitada.

 

6. Normas sanitárias e limpeza
Assim como eventos sediados dentro de ambientes fechados, eventos em espaços abertos devem respeitar as normas sanitárias. Por isso, deve haver um local exclusivo para ser utilizado como banheiro. É importante que tenha banheiro feminino, masculino e para cadeirantes e em número suficiente para atender a quantidade do seu público. Além disso, é importante a preocupação com a limpeza do local, antes, durante e após a realização do evento. É preciso contratar uma empresa especializada na limpeza e instalar lixeiras de preferência com coleta seletiva, em todo o espaço do evento. Você deverá entregar o espaço público utilizado, limpo como o encontrou. Portanto todo lixo e entulho gerado no evento tem que ser recolhido. E essa responsabilidade é da produção do evento.
7. Fonte de energia
Eventos exigem uma grande fonte de energia, não só para a iluminação da área, como para todos os equipamentos funcionarem perfeitamente. Você tem que verificar com os fornecedores, quais as voltagens necessárias para cada equipamento e quanto de energia será gasto, para ver se a energia do local comporta. Em alguns casos será preciso locar um gerador, para garantir que não haja problemas de falta de energia. É importante principalmente em grandes eventos, a contratação de um eletricista de plantão, para resolver qualquer problema de última hora, evitando assim transtornos desnecessários.

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8. Iluminação
Como locais abertos nem sempre contam com fontes de iluminação adequadas para eventos, é necessário garantir que o evento tenha a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado, proporcionando mais conforto e segurança para os participantes. Se não houver, você vai ter que providenciar a instalação. Lembre-se que tudo que você colocou na praça ou local do evento, deve ser retirado depois.

 

9. SOS
Eventos de qualquer porte precisam assegurar a proteção de seus  frequentadores, portando além da contratação de uma equipe de segurança qualificada é imprescindível a presença de uma ambulância, posto médico e profissionais de saúde,devidamente preparados e com material adequado. Não há como prever acidentes, brigas, embriaguez ou até mesmo que alguém passe mal no local do evento. A presença de uma ambulância em eventos em local aberto é inclusive uma exigência do Corpo de Bombeiros para a liberação do alvará do evento.

Seguindo essas dicas e orientações você estará preparado para realizar um evento de sucesso em ambiente aberto. Boa sorte e bom evento !

 

 

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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