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8 passos para realizar um evento corporativo de sucesso

Um evento corporativo é um eficaz instrumento de comunicação e um dos elementos mais poderosos na estratégia de divulgação de uma empresa. É considerado, hoje, o grande propulsor da relação entre empresa e público alvo que se deseja ser atingido. Uma verdadeira estratégia de marketing, com potencial para cativar clientes e fidelizá-los, melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e fornecedores e até mesmo promover uma integração entre os funcionários da companhia. É também uma positiva e rentável forma de negócio que pode gerar bons frutos.

Pensando nisso, listamos abaixo oito importantes passos para se realizar um evento corporativo de sucesso. Confira:

1) Objetivo: é preciso ter um objetivo claro e bem definido a se atingir.

2) Público-alvo: é preciso determinar com exatidão qual o público se deseja alcançar.

3) Número de participantes: definido qual será o público, determine o número de participantes, o que será fundamental para a busca do local.

4) Local: após definido o objetivo, público-alvo e o número de participantes, o próximo passo é a escolha do local ideal. Leve em consideração a localização e a estrutura do lugar. Um endereço de fácil acesso é fundamental. E um local que já possua uma mínima estrutura, implica em facilidades, como a contratação de um número menor de fornecedores e redução de custos.

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5) Data: a data é uma premissa importante, evite finais de semana e datas próximas a feriados e períodos festivos.  Início de semana é uma ótima escolha para um evento corporativo.

6) Verba: é preciso determinar uma verba para a realização do evento e trabalhar em cima deste valor, para evitar imprevistos e prejuízos causados por um erro de cálculo ou de planejamento. Lembre-se que o dinheiro destinado à realização de um bom evento, não é gasto, mas sim um investimento.

7) Fornecedores: agora é a hora de contratar os fornecedores necessários para a realização do evento. O tipo de fornecedor vai depender do tipo de evento realizado. Mas os principais fornecedores são: sonorização, iluminação, buffet, segurança, manobristas, recepcionistas, cerimonial, palco, stand, mobiliário, comunicação visual, entre outros. É importante contratar fornecedores de qualidade e com experiência comprovada no mercado. Se possível com boas indicações e referências. A relação custo x benefício é importante, mas neste caso, mais importante ainda é a certeza da qualidade dos profissionais. Pois uma economia, pode às vezes acabar gerando um baita problemão na hora do evento.

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8) Divulgação: após tudo planejado, é a hora de divulgar o evento para o público-alvo. Diversas são as formas de divulgação, que dependem do tipo, do tamanho e da dimensão do seu evento. Hoje em dia, a tendência é usar e abusar das redes sócias, porém nem em todos os casos um convite formal e nominal pode ser dispensado. É importante fazer esta avaliação, antes de definir quais as ferramentas de divulgação serão utilizadas.

Agora que está tudo planejado e preparado, é só esperar chegar a hora, conter a ansiedade e ter a segurança e a certeza que será um excelente evento! Bom trabalho!

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

 

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