Dicas

Dicas para planejar eventos

Organizar um evento requer providências quanto a alguns detalhes, algumas vezes imagináveis, mas que merecem atenção.

 

As dicas básicas abaixo poderão ser úteis antes, durante e depois do evento:

– Esclareça com o cliente todos os dados pertinentes ao evento e anote, a fim de elaborar uma proposta minuciosa a respeito.
– Defina o público alvo, número de convidados, local, data e todos os detalhes que envolvem o mesmo.
– Após aprovação, elabore um contrato para ser assinado entre as partes.
– Os convites deverão ser providenciados rapidamente para que não haja atraso no seu recebimento.
– Verifique o local para melhor planejamento e possibilidades de decoração.
– Verifique os horários permitidos para organização da mise-en-place (arrumação e decoração do ambiente).
– Utilize a criatividade para decorar, pois além de ficar mais barato, denota originalidade.
– No caso de exposição, trace sempre o layout do espaço dos expositores e faça a distribuição dos mesmos.
– No caso de feira, a elaboração de uma planta é fundamental, para que os expositores possam escolher o estande.
– Escolha um local adequado para o púlpito, o mesmo deve ser seguro para o mestre de cerimônia e outras pessoas que o utilizarão.
– Caso haja mestre de cerimônia, passe a pauta com bastante antecedência, para que ele possa estudar a mesma.
– Teste os microfones e o som anteriormente ao dia do evento e antes do início da cerimônia.
– Verifique a conservação dos banheiros, pois nada mais desagradável do que encontra-los em má condição de uso.
– Nunca deixe faltar gelo, ele é fundamental para o sucesso do evento.
– Escolha bons profissionais da área de som e iluminação, pois serão responsáveis pelo clima da festa.
– Escolha uma equipe responsável e comprometida com o trabalho a ser desenvolvido.
– Faça contrato com todos que atuarão e elabore recibos, que deverão ser assinados no momento do pagamento.
– Verifique se o local está preparado para receber equipamentos que demandam altos gastos de energia.
– Se necessário, providencie o alvará de licença do local para a realização do evento.
– Se necessário, providencie no ECAD, autorização para utilização de som.
– Combine com o proprietário do local sobre a limpeza antes e depois do evento.
– Tenha uma reserva de caixa para os imprevistos.
– Leve um kit básico de objetos e materiais que poderão ser úteis na organização, caso seja necessário.

 

 

Por: Luiza Miranda

Promotora de Eventos, Cerimonialista e autora do livro: Negócios e Festas – Cerimonial e Etiqueta em Eventos

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