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Dicas para não errar na contratação de fornecedores para o seu evento

Um evento de sucesso não pode ser realizado sozinho.

Os fornecedores são essenciais para este sucesso.
E para ajudá-lo na tarefa de contratar fornecedores de qualidade para seus eventos selecionamos algumas dicas que permitirão a você fazer uma boa escolha, evitando problemas e conquistando o merecido sucesso.

Lá no site do BH Eventos você encontra tudo para a elaboração do evento, acesse 

1- Planejamento
Ao produzir um evento, tempo é primordial. Somente assim a equipe responsável poderá fazer – de forma ordenada – o checklist com todos os itens que serão necessários à realização do projeto. Portanto, por menor que seja o prazo fornecido, é fundamental listar todos os serviços e equipamentos, incluindo os que serão usados por parceiros e contratados.

2- Referências
De posse da lista de equipamentos, é chegada a hora de listar os fornecedores possíveis. No caso de ainda não conhecer nenhuma empresa para uma tarefa específica, uma boa forma de começar é buscar referências junto a pessoas de sua confiança. Assim, você já saberá, de antemão, aonde começar a sua busca.Buscar referências representa um passo de extrema importância a fim de garantir a contratação de uma empresa que será plenamente capaz de atendê-lo e ajudá-lo a realizar um evento muito bem sucedido.Mas atenção para depoimentos e reclamações, tenha senso crítico ao avaliar a opinião de terceiros, mas sem desprezá-las.

3- Qualidade reconhecida
É muito importante pesquisar a idoneidade do fornecedor, tempo de mercado, marcas parceiras e eventos anteriores por ele realizados. Quando possível, não deixe de buscar depoimentos para comprovar que o que prometem correspondem à realidade.

4- Contrato
Quando possível, deixe a cargo de uma pessoa – de preferência do departamento jurídico – a elaboração e conferência do contrato. A leitura minuciosa dos itens, forma e prazo de pagamento, a conferência da listagem, a marcação dos horários de chegada e saída, suporte técnico, tudo isso permitirá saber e formalizar com clareza os deveres e direitos de cada um.
Ao estabelecer papéis claros, as chances de quaisquer erros e contratempos acontecerem podem ser drasticamente diminuídas.
5- Conferência
É importante, não apenas listar tudo o que será necessário, mas também, garantir o funcionamento dos itens na hora H, afinal você só terá aquele dia do evento.
Lembre-se de combinar com as equipes do aluguel dos equipamentos a chegada com antecedência e faça questão de que um membro da equipe esteja presente para testar o funcionamento geral. Essa é uma garantia para ambas as partes, evitando correrias para encontrar soluções de última hora.
Exemplo: em caso de alimentação, faça degustações e compare os métodos de produção. Para produtos, peça amostras e teste resistência, aparência e limites de personalização.

6) Cotação
Receba cotações de diversos lugares, isso o ajudará a obter o melhor negócio, mas sempre pensando em comparar produtos e serviços com qualidades similares. Saiba que fornecedores oferecem serviços conforme sua verba.

Obs:Certifique-se de saber se o fornecedor cobra para apresentar projetos, personalizar amostras, criar protótipos ou oferecer degustações. Alguns fornecedores cobram para estas ações e assim, seu orçamento deve prever estas situações.

Três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de
contratar um fornecedor para seu evento:
1. CREDIBILIDADE
Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode.

  • • Realizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
    • Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
    • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
    • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
    • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações
    Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO
A forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento. No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficiência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
    • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
    • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO
Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício.Aí vão algumas dicas:

  • • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie!Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
    • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados.

Acesse o site o BH EVENTOS  e confira os melhores fornecedores para eventos de BH.

By: Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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