Dicas

Como elaborar um check-list de eventos

O Check-list é a ferramenta básica do produtor de eventos.
O Check-list, como o próprio nome diz, nada mais é do que uma lista para checagem. Uma lista que contém todos os detalhes que precisam ser checados para que determinada tarefa seja executada de acordo com o seu planejamento. Portanto, trata-se de uma maneira de auxiliar produtores de eventos na hora de verificar detalhes que não podem ser esquecidos, seja antes, durante ou após o evento em questão.
Quando você segue o seu Check-list com disciplina, a chance de cometer erros cai bastante. Além disso, imprevistos podem ser contornados mais facilmente se você souber quais são os próximos passos que devem ou que deveriam ser dados. Sendo assim, o Check-list é uma espécie de guia, capaz de contribuir para que cada evento seja realizado do jeito que você imaginou.
Mas como fazer Check-list de um evento com bastante eficácia e praticidade?

Seguem os itens que não podem faltar:
Nome do Evento

Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.
Data de Realização

É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.
Local

Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.
Público Estimado

Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos do que o número de assentos, evitando assim a insatisfação do público.

Atividade e Descrição

Liste nestes campos todas as atividades relacionadas ao evento, contratação de serviços, pagamentos,ingressos, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:

– Atividade: coffee-break;
– Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos

 

Responsável e equipes

Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado. Em cada ítem, deve conter o responsável e sua função.

Fornecedor

Coloque nesse campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplicar. Assim fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.

Contatos

Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade. Crie uma agenda mesmo com os contatos de todos envolvidos no evento. Isso será de grande valia.

Prazo de Conclusão (deadline)

Defina um prazo de conclusão para cada atividade, acompanhe sempre essa informação, evitando assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.

Situação (status)

Atualize esse campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos, você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.

Lista de Pagamentos

Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.

Observações

Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no check-lis
Seguem agora alguns exemplos de itens não podem ficar de fora:

Recursos Humanos:

1. Coordenadores de área;
2. Recepcionistas;
3. Tradutores e intérpretes;
4. Assessoria de Imprensa e fotógrafos;
5. Operadores de som, luz e vídeo;
6. Equipe médica;
7. Seguranças, garçons/copeiras, serviços gerais;
8. Médico/enfermeira;
9. Office boys, manobristas ou serviço de transfer;
10. Pessoal da manutenção;
11. Mestre de cerimônias.
Recursos Materiais:
1. Equipamento e materiais para projeção e sonorização;
2. Credenciamento – impressoras, computadores para a secretaria;
3. Lousa, flipchart;
4. Mastros e bandeiras (alguns eventos o cerimonial exige o hasteamento da bandeiras e hino nacional);
5. Stand, palanque, palco, passarela;
6. Serviço de buffet – material de copa (louças, talheres, etc.);
7. Uniformes para recepcionistas e equipe de apoio;
8. Rádio de comunicação ou meio de integrar a coimunicação da equipe de apoio.
Cerimonial:
1. Mesa para a recepção, sala vip;
2. Lista de convidados, presença, confirmações;
3. Distribuição adequada dos participantes, patrocinadores
4. Distribuição de lugares especiais;
5. Ordem do dia;
6. Protocolo cerimonial (hasteamento de bandeiras, hino nacional, etc.).
Estrutura e Local de Alimentação:

1. Disposição das mesas;
2. Decoração, sonorização e iluminação;
3. Sinalização;
4. Ventilação, ar condicionado;
5. Tablado;
6. Música ambiente.

Pós-evento:

1. Ações de agradecimento junto a base dos participantes do evento, patrocinadores e apoiadores, colaboradores/equipe de apoio e envolvidos na organização e realização do evento
2. Prestação de contas;
3. Relatório final;
4. Material de divulgação pós-evento – fotos e vídeos;
5. Clipping de materiais divulgados na imprensa.
Vale lembrar que os check lists devem ser adaptados ao formato de evento que você produzirá. Ou seja, não necessariamente todos os itens apresentados aqui devem estar no seu check list, isso varia de evento para evento. O importante é que ele seja seu companheiro dia e noite, seja seu guia no processo de organização do evento. Com certeza ao fim o fato de você ter tido um check list como parceiro de planejamento fará a diferença.

Bom evento!

 

Fernanda Soutto Mayor é proprietária da Help Consultoria de Eventos.

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